Controles internos para empresas familiares: cómo proteger el patrimonio y asegurar la continuidad
Una empresa familiar puede crecer en ventas y utilidades y, aun así, acumular riesgos en sus procesos, información financiera y mecanismos de control. Por eso, la continuidad del negocio no depende únicamente de cuánto vende, sino también de qué tan capaz es de proteger sus recursos, detectar desviaciones y tomar decisiones con información confiable.
Los controles internos ayudan a una empresa familiar a proteger activos, mejorar la confiabilidad de la información, reducir riesgos y detectar errores o irregularidades antes de que afecten la continuidad del negocio. Su función no es reemplazar la confianza familiar, sino complementarla con procesos y responsabilidades claras.
“Existe una percepción equivocada sobre los controles internos, el pensamiento es que solo las empresas grandes deben tenerlo, pero no es así. Los controles no están para burocratizar, están para saber cuánto se vende, cuánto se debe producir, cuánto se debe, entre otros detalles”, afirmó Luz Estrella Canido, directora de la carrera de Auditoría Financiera y Control de Gestión de Unifranz Santa Cruz.
El desafío es especialmente relevante en Santa Cruz de la Sierra, donde numerosos negocios familiares se desarrollaron desde emprendimientos pequeños hasta organizaciones con mayor escala. Cuando el crecimiento supera la capacidad de gestión, prácticas que funcionaban cuando había pocas personas pueden dejar de ser suficientes.
Cuando la confianza reemplaza al control
En una empresa familiar, la confianza es un activo, pero no sustituye un sistema de control interno. Expresiones como “es mi hermano” o “es mi hijo” pueden explicar por qué una persona ocupa una función, pero no deberían eliminar la necesidad de procedimientos, registros y rendición de cuentas.
La falta de procedimientos documentados, segregación de funciones, conciliaciones bancarias, controles de inventario, presupuestos y seguimiento de cuentas por cobrar puede aumentar la exposición a errores, pérdidas y fraudes. El riesgo crece cuando la propiedad, administración y relaciones familiares se concentran en las mismas personas y no existen reglas claras sobre quién autoriza, ejecuta, registra y revisa una operación.
“La confianza no es un mecanismo de control interno, por ello, es importante que las empresas contraten a profesionales competentes en el área”, agregó Canido.
El enfoque coincide con el marco de control interno de COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), que plantea que los controles tienen valor más allá del cumplimiento y de los reportes financieros. Estos pueden ayudar a establecer objetivos, gestionar riesgos y sostener el crecimiento con información confiable. Su marco integra cinco componentes: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y monitoreo.
De reaccionar a prevenir
El control interno funciona mejor cuando permite detectar una desviación antes de que se convierta en un problema mayor. En una empresa familiar, esto supone revisar de forma sistemática áreas como efectivo y bancos, cuentas por cobrar, inventarios, ingresos, compras, pagos, activos y obligaciones financieras y tributarias.
La auditoría financiera puede aportar una evaluación independiente de la información financiera y de determinados procesos. Por su parte, la auditoría interna —cuando existe y mantiene la independencia necesaria— tiene como propósito aportar aseguramiento y asesoría objetivos para mejorar la gestión de riesgos, el control y la gobernanza, de acuerdo con los estándares globales del Institute of Internal Auditors (IIA).
La diferencia entre ambas es importante. Un control es una actividad incorporada al proceso para prevenir o detectar riesgos, mientras que; una auditoría evalúa si esos controles y otros procesos funcionan adecuadamente. Confundir ambos conceptos puede llevar a empresas pequeñas y familiares a pensar que contratar una auditoría ocasional reemplaza la necesidad de controles cotidianos.
Entre los controles básicos que una empresa familiar puede revisar se encuentran:
• Separar, cuando sea posible, las funciones de autorización, pago, registro y conciliación.
• Conciliar periódicamente las cuentas bancarias y revisar diferencias.
• Controlar inventarios físicos y comparar resultados con los registros.
• Establecer límites de aprobación para compras, pagos y transferencias.
• Dar seguimiento a cuentas por cobrar y cuentas vencidas.
• Elaborar presupuestos y comparar resultados reales con lo planificado.
• Documentar procesos críticos para que no dependan de una sola persona.
• Revisar accesos a sistemas, información financiera y activos digitales.
¿Qué papel cumple un Controller en una empresa familiar?
El Controller puede actuar como un puente entre la información financiera y la gestión. Su trabajo puede incluir el seguimiento presupuestario, análisis de costos y rentabilidad, elaboración de indicadores, evaluación de riesgos y apoyo a la planificación financiera.
La pregunta deja de ser únicamente “¿qué ocurrió?” y pasa a incluir “¿por qué ocurrió?”, “¿qué riesgo representa?” y “¿qué decisión corresponde tomar?”. En empresas que están creciendo, esta mirada puede ayudar a transformar datos contables en información útil para la dirección.
Contador, auditor y Controller cumplen funciones distintas. El contador participa en la generación y presentación de información contable; el auditor evalúa información, procesos o controles según el alcance de su trabajo; y el Controller se orienta a la información y análisis para apoyar la gestión. Las funciones pueden variar según el tamaño y estructura de cada organización.
Tecnología: de la contabilidad histórica a la información para decidir
La transformación digital amplía las posibilidades de control. Sistemas ERP, herramientas de Business Intelligence, tableros de indicadores, automatización y análisis de datos pueden facilitar el seguimiento de operaciones y generar alertas cuando aparecen desviaciones.
“La transformación digital abre nuevas posibilidades para los nuevos profesionales a través de simuladores de negocios”, concluyó Canido.
Desde Unifranz se ha señalado que la inteligencia artificial, la analítica y otras tecnologías están modificando el trabajo contable y de auditoría, con un mayor énfasis en el análisis de información y la identificación de riesgos.
Una empresa familiar puede comenzar con la confianza de una familia, pero para trascender generaciones necesita también controles, transparencia, información confiable y decisiones profesionales. Crecer, en ese sentido, no es solamente vender más: es desarrollar la capacidad de gestionar mejor los riesgos que aparecen a medida que la organización se vuelve más compleja.